Negli ultimi mesi, il Garante per la protezione dei dati personali è tornato a intervenire su un tema tanto concreto quanto spesso sottovalutato: la gestione dei dati personali degli ex collaboratori. Lo ha fatto con il provvedimento n. 121/2026, che rappresenta oggi un importante punto di riferimento per le aziende.
Il caso nasce dal reclamo di un’ex collaboratrice che, a seguito della cessazione del rapporto, aveva richiesto alla società la cancellazione dei propri dati personali e l’accesso alla documentazione che la riguardava. L’azienda, tuttavia, non ha risposto nei tempi previsti e ha mantenuto online alcune informazioni personali non più necessarie.
Con questo provvedimento, il Garante ha ribadito un principio chiave: la fine del rapporto di lavoro non coincide con la fine degli obblighi privacy. Al contrario, è proprio in questa fase che le aziende devono dimostrare di avere processi chiari e tempestivi nella gestione dei dati.
In particolare, è stato stabilito che:
- i dati personali devono essere cancellati o aggiornati senza ritardi ingiustificati quando non più necessari
- il diritto di accesso deve essere sempre garantito, anche dopo la cessazione del rapporto
- le inefficienze organizzative interne non possono giustificare ritardi o inadempimenti
Questi principi si inseriscono pienamente nel quadro del Regolamento UE 2016/679, che impone alle organizzazioni di trattare i dati secondo criteri di correttezza, aggiornamento e limitazione della conservazione.
Nella pratica, però, molte aziende continuano a sottovalutare il problema. Informazioni non aggiornate sul sito web, profili ancora visibili nelle pagine “Team”, caselle e-mail attive o sistemi gestionali non allineati rappresentano criticità diffuse, che possono facilmente trasformarsi in violazioni.
Oltre al rischio sanzionatorio, c’è anche un tema di reputazione: un dato non aggiornato comunica disorganizzazione, mentre una richiesta ignorata mina la fiducia.
Per questo motivo, essere conformi oggi significa adottare un approccio strutturato. È fondamentale definire procedure di offboarding che coinvolgano HR, IT e Marketing, stabilire tempi di conservazione chiari e prevedere controlli periodici su tutti i canali in cui i dati personali possono essere presenti.
Un passaggio altrettanto importante riguarda la gestione delle richieste degli interessati.
Un ex collaboratore può infatti esercitare in qualsiasi momento i propri diritti, richiedendo:
- accesso ai propri dati
- cancellazione
- aggiornamento
L’azienda deve essere pronta a rispondere senza ritardi ingiustificati, dimostrando piena accountability nella gestione delle informazioni.
Questo provvedimento rappresenta quindi un richiamo concreto per tutte le organizzazioni: la compliance non è un adempimento formale, ma un processo continuo che deve accompagnare l’intero ciclo di vita del dato.
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