La gestione dei documenti d’identità degli ospiti è una procedura quotidiana per hotel, B&B, affittacamere, agriturismi e case vacanze.
Proprio perché abituale, viene spesso svolta in modo automatico: si fotografa il documento, lo si riceve via WhatsApp, lo si archivia nel gestionale o lo si conserva in formato cartaceo.
Il recente intervento del Garante Privacy ha però riportato l’attenzione su un punto importante: non tutte le prassi utilizzate dalle strutture ricettive sono compatibili con il GDPR.
Per chi gestisce una struttura, questo significa una cosa molto concreta: è necessario verificare se le procedure interne sono corrette.
Il problema non è l’identificazione dell’ospite
Le strutture ricettive sono tenute a comunicare alle autorità competenti i dati delle persone alloggiate tramite il portale Alloggiati Web.
Questo obbligo non deve però essere confuso con la possibilità di conservare liberamente copie dei documenti d’identità. Il punto centrale è distinguere ciò che serve per adempiere alla normativa di pubblica sicurezza da ciò che, invece, può rappresentare un trattamento eccedente rispetto alle finalità previste.
Per questo motivo, è importante che ogni struttura analizzi con attenzione il proprio flusso operativo: dalla raccolta del documento, alla comunicazione dei dati, fino alla gestione successiva delle eventuali copie o informazioni archiviate.
Perché non conviene aspettare
La gestione non corretta dei documenti d’identità può esporre la struttura a rischi di contestazioni, richieste degli interessati, violazioni dei dati e possibili sanzioni.
Ma il tema non riguarda solo l’aspetto normativo.
Gli ospiti sono sempre più attenti alla protezione dei propri dati personali. Una struttura che gestisce correttamente documenti e informazioni dimostra professionalità, affidabilità e attenzione verso i propri clienti.
Una verifica privacy può evitare problemi futuri
Il chiarimento del Garante rappresenta un’occasione per controllare le procedure già in uso e correggere eventuali criticità prima che diventino un problema.
Ogni struttura ha modalità operative diverse: per questo non esiste una soluzione valida per tutti.
Una consulenza privacy permette di valutare concretamente come vengono raccolti, trattati e conservati i dati degli ospiti, individuando le azioni necessarie per rendere la gestione conforme al GDPR.
Hai una struttura ricettiva? Verifica la tua conformità GDPR
Consulenti Privacy Torino affianca anche hotel, B&B, affittacamere, agriturismi e case vacanze nella gestione corretta dei dati personali degli ospiti.
Se hai dubbi sulle procedure utilizzate nella tua struttura, richiedi una consulenza dedicata.
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